223 dias para fazer 2016 acontecer

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 Quando parei para planejar o ano de 2016, baixei um desses calendários anuais e marquei todos os finais de semana, feriados, férias escolares e viagens que gostaria de fazer com a família. O resultado foram apenas 223 úteis para completar os planos profissionais. Foi quando decidi levar o planejamento mais a sério. Estes são os passos que tomei para planejar o ano.

A primeira decisão é ser bem ambicioso. Afinal é um ano inteiro de sua vida. O que você gostaria de evoluir em todo esse tempo? É preciso ser muito específico. Você quer chegar em dezembro e ter condições de verificar se conseguiu alcançar esses objetivos.

Listei coisas que gostaria de realizar, estágios que desejo alcançar em determinados negócios e novos hábitos que devem ser adquiridos até o final do ano. Revisei e deixei de lado algumas coisas que não eram tão relevantes.

Nem tudo é igualmente importante

Organizei em grandes áreas de assuntos e defini percentuais de dedicação de acordo com a importância de cada área. Por exemplo:

  • Projeto A: 70% do tempo
  • Projeto B: 20% do tempo
  • Projeto C: 10% do tempo

Esse orçamento de tempo ajuda a definir um limite de dedicação para cada área e dá uma orientação para as etapas seguintes.

Para os projetos maiores, faz sentido definir metas ao longo do ano. Eu fiz um plano trimestral com o que deve estar pronto ao final de cada três meses para um dos projetos. Isso ajuda a checar se a meta do ano é factível. À medida que você for validando o que precisa ser atingido a cada trimestre fica mais claro se realmente dá para chegar onde você quer em dezembro.

Com isso, a cada mês você pode listar o que precisa ser feito nesse período para aos poucos evoluir nos seus objetivos.

Atividades semanais

Depois, a cada sexta-feira, você lista o que precisa ser feito na semana seguinte e estima quanto tempo cada tarefa deve levar assim:

Projeto A:

  • Tarefa 1: 12 horas
  • Tarefa 2: 10 horas
  • Tarefa 3: 6 horas

Projeto B:

  • Tarefa 1: 4 horas
  • Tarefa 2: 4 horas

Projeto C:

  • Tarefa 1: 4 horas

Total: 40 horas

Na estimativa de tempo é bom ser generoso para dar conta de interrupções e distrações.

Cheque se o total de horas bate com o tanto de tempo que você tem para trabalhar. Corte as tarefas menos importantes se ultrapassar esse limite.

Verifique se o total de horas de cada projeto está de acordo com o percentual de dedicação definido anteriormente a cada projeto e faça ajustes se necessário.

Agora você abre o seu calendário e marca o tempo necessário para realizar cada tarefa como se fossem compromissos. Você pode agrupar as tarefas em temas para que seu calendário não fique tão segmentado. Aqui você pode criar atividades recorrentes para ajudar a criar os hábitos que fazem parte do seu plano do ano. Por exemplo, marque na agenda os dias e horários que você quer ir na academia e deixe-os recorrentes até o final do ano.

Dicas

Se você é uma pessoa que precisa de variedade, quebre o tempo dedicado a uma tarefa entre vários dias, assim você vai poder fazer coisas diferentes ao longo do dia.

O ideal é colocar no calendário as tarefas mais importantes logo no começo do dia, assim você diminui as chances de algum imprevisto impedir que você execute aqueles itens.

Esta é a forma que eu encontrei para colocar os meus planos em primeiro lugar. Se alguém requisitar o seu tempo para alguma tarefa, reunião, almoço, encontro que não esteja dentro do seu plano você vai poder avaliar se há tempo disponível.

É bom também para garantir que projetos menos importantes não sejam abandonados pela importância de outros. Outro benefício é se comprometer tempo a tarefas que talvez não sejam tão agradáveis mas que precisam ser feitas, como o controle das suas finanças pessoais.

Na minha experiência de usar esse método por algumas semanas, descobri que o tempo necessário para fazer as coisas que realmente importam é muito menor do que eu imaginava e sempre sobra tempo todos os dias para outras coisas que não estavam previstas.

A sensação de realizar o plano a cada semana ajuda na motivação a seguir em frente.

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